בעל עסק לא צריך לענות לכל שיחה כדי לתת שירות טוב. הוא כן צריך ליצור תהליך ברור למצב שבו לא היה יכול לענות.
כאן נכנסת לתמונה הודעת SMS אוטומטית. במקום שהמתקשר יישאר ללא תגובה, הוא מקבל הודעה קצרה שמאשרת שהפנייה התקבלה ומסבירה מה צפוי לקרות בהמשך.
במדריך הזה נתמקד בצד המעשי: איך לבחור את תנאי השליחה, איך לנסח הודעה יעילה, אילו קישורים אפשר לצרף, כיצד להימנע משליחה מיותרת ואיך לחבר את התהליך לניהול לידים.
המטרה של SMS אוטומטי אינה להחליף את השיחה עם הלקוח, אלא לשמור את הפנייה פעילה עד שתוכלו לחזור אליו.
מהו SMS אוטומטי לאחר שיחה שלא נענתה?
זוהי הודעת טקסט שנשלחת מהמכשיר באופן אוטומטי כאשר מתרחש אירוע שיחה שהוגדר מראש. לדוגמה, כאשר שיחה נכנסת לא נענתה.
במקום לעבור בסוף היום על יומן השיחות ולשלוח הודעה ידנית לכל מספר, האפליקציה מזהה את האירוע ומפעילה את נוסח ההודעה שהעסק הגדיר.
מתקבלת שיחה
לקוח או מתעניין מתקשרים לעסק.
אין אפשרות לענות
אתם בפגישה, בטיפול, בנסיעה או בשיחה אחרת.
נשלח SMS
המתקשר מקבל מיד את ההודעה שהגדרתם.
הפנייה ממשיכה
הלקוח יודע שהפנייה התקבלה ויכול לבצע פעולה נוספת.
מתי כדאי לשלוח הודעת SMS אוטומטית?
לא כל עסק זקוק לאותו תרחיש. לפני שמפעילים את האוטומציה, כדאי להחליט באילו מצבים היא באמת מוסיפה ערך.
איך כותבים הודעת SMS אוטומטית שמרגישה אנושית?
הודעה טובה אינה צריכה להיות ארוכה. היא צריכה לענות במהירות על שלוש שאלות שהלקוח שואל לעצמו:
האם העסק ראה את הפנייה?
פתחו באישור ברור: “ראינו שניסית ליצור איתנו קשר”.
מה יקרה עכשיו?
הסבירו בקצרה שתחזרו אליו או כיצד ניתן להמשיך.
האם אפשר לפעול כבר עכשיו?
אפשר לצרף קישור לזימון תור, אתר או כרטיס ביקור.
שלום, ראינו שניסית ליצור איתנו קשר. כרגע איננו זמינים ונחזור אליך בהקדם. בינתיים ניתן לקבוע תור או להשאיר פרטים בקישור המצורף.
נוסחים לדוגמה לפי סוג העסק
נקודת הפתיחה יכולה להיות דומה, אבל הפעולה הבאה צריכה להתאים לאופן שבו העסק עובד.
מטפל או קליניקה
שלום, תודה שפנית. אני כרגע בטיפול ואחזור אליך כשאתפנה. אפשר לקבוע תור בקישור המצורף.
טכנאי או בעל מקצוע
שלום, ראיתי שניסית להשיג אותי. אני כרגע בעבודה ואחזור אליך בהקדם. אפשר להשיב בהודעה עם פרטי התקלה והכתובת.
משרד מקצועי
שלום, פנייתך התקבלה. אנחנו כרגע לא זמינים בטלפון ונחזור אליך בהקדם האפשרי. מידע נוסף ניתן למצוא באתר.
נותן שירות מקומי
שלום, תודה שהתקשרת. לא הצלחנו לענות כרגע, אבל נחזור אליך בהקדם. אפשר להשאיר כאן שם, אזור והשירות המבוקש.
מה כדאי לצרף להודעת ה־SMS?
הקישור בהודעה צריך לקדם פעולה אחת ברורה. יותר מדי אפשרויות עלולות לבלבל.
טעויות נפוצות בהודעות SMS אוטומטיות
איך מתקינים ומגדירים את 1net AutoReply?
1net AutoReply היא אפליקציית Android שמאפשרת להגדיר שליחת SMS אוטומטי בהתאם לאירועי שיחה.
ההתקנה מתבצעת ישירות מהאתר הרשמי. מאחר שמדובר בקובץ APK, Android עשוי להציג הודעות מערכת ואישורי הרשאות במהלך ההתקנה. מומלץ לפתוח את מדריך ההתקנה לפני שמתחילים ולהשאיר אותו זמין במהלך התהליך.
רוצים להבין מה האפליקציה עושה?
עברו לדף המלא עם הסבר על המסלול החינמי, Premium וניהול לידים.
לדף האפליקציהלמה האפליקציה מבקשת הרשאות?
כדי לזהות את אירוע השיחה ולשלוח את ההודעה שהוגדרה, האפליקציה זקוקה להרשאות הקשורות לפעולה שלה.
זיהוי מצב שיחה: כדי לדעת מתי התקבלה שיחה ומתי לא ניתן לה מענה.
קריאת יומן שיחות: כדי לזהות את השיחה ואת מספר הטלפון שעליהם הופעלה האוטומציה.
שליחת SMS: כדי לשלוח מהמכשיר את נוסח ההודעה שבחרתם.
קריאת אנשי קשר: כדי לבדוק במכשיר אם המספר שמור, למשל כאשר בוחרים שלא לשלוח הודעה לאנשי קשר קיימים.
רשימת אנשי הקשר ויומן השיחות המלא אינם מועברים למערכת 1net.me. בגרסת Premium, מספר הטלפון של מתקשר חדש יכול להישמר כליד בחשבון העסק המחובר.
מתי כדאי לחבר את המענה האוטומטי ל־CRM?
שליחת SMS פותרת את שלב התגובה הראשונית. היא אינה בהכרח פותרת את שלב המעקב.
עסק שמקבל מספר גדול של שיחות חדשות צריך גם דרך לראות למי כבר חזרו, מי עדיין ממתין ומה סטטוס הטיפול בכל פנייה.
במסלול Premium של 1net.me
מספר הטלפון של המתקשר החדש יכול לעבור לחשבון העסק ולהישמר כליד. כך אפשר לנהל את המשך הטיפול מתוך מערכת ה־CRM ולא להסתמך רק על יומן השיחות.
שאלות נפוצות על שליחת SMS אוטומטי אחרי שיחה
לקריאה נוספת
המאמר הזה התמקד בהגדרה, בניסוח ובשימוש המעשי ב־SMS אוטומטי. להרחבה על ההשפעה העסקית של שיחות שלא נענו, אפשר לקרוא גם:
איך להפסיק לאבד לקוחות בגלל שיחות שלא נענוSMS אוטומטי לאחר שיחה שלא נענתה הוא תהליך קטן שיכול ליצור חוויית שירות ברורה ומסודרת יותר.
כדי שהאוטומציה תהיה יעילה, חשוב לבחור את אירוע השליחה הנכון, לנסח הודעה קצרה, לצרף פעולה ברורה ולהחליט למי אין צורך לשלוח אותה.
לעסקים שמקבלים שיחות רבות, החיבור ל־CRM מאפשר להמשיך מהתגובה הראשונית גם למעקב ולטיפול מסודר בליד.