מטפל, מאמן כושר או בעל קליניקה לא אמור לעצור טיפול כדי לענות לטלפון.
בזמן שהקשב שלכם נמצא אצל המטופל או המתאמן שמולכם, אדם חדש עשוי להתקשר כדי לשאול על תור, מחיר, מיקום או התאמה לשירות.
הבעיה אינה שלא עניתם באותו רגע. הבעיה מתחילה כאשר המתקשר אינו יודע כיצד להמשיך. באמצעות SMS אוטומטי אפשר לתת לו תשובה מיידית ולהפנות אותו לזימון תור, לכרטיס ביקור דיגיטלי או לעמוד מידע.
במקום שהמתעניין יחכה לשיחת חזרה, אפשר לתת לו כבר עכשיו דרך לקבוע תור, להכיר את השירות או להשאיר פרטים.
למה שיחות שלא נענות נפוצות במיוחד בקליניקות ובאימונים?
בניגוד לעסק עם מוקד שירות או מזכירה קבועה, מטפלים ומאמנים עובדים לעיתים קרובות לבד. במהלך טיפול, אימון או פגישה מקצועית לא תמיד נכון לעצור ולענות.
באמצע טיפול
הקשב צריך להישאר אצל המטופל שנמצא בחדר.
במהלך אימון
מאמן אינו יכול לעזוב מתאמן באמצע תרגיל כדי לענות.
בדרך בין פגישות
לעיתים השיחה מגיעה בזמן נהיגה או מעבר בין מקומות.
ללא מזכירה
בעל העסק מנהל לבדו גם את השירות וגם את קביעת התורים.
SMS אוטומטי אינו רק הודעת “נחזור אליך”
הודעה אוטומטית יכולה לעשות הרבה יותר מאשר להודיע שהעסק אינו זמין.
כאשר מצרפים אליה קישור שימושי, היא הופכת לחלק מתהליך השירות ויכולה לעזור למתקשר להתקדם באופן עצמאי.
כך נראה תהליך נכון משיחה שלא נענתה ועד לזימון תור
מתקבלת שיחה
מטופל או מתאמן חדש מתקשרים בזמן שאינכם פנויים.
נשלח SMS
המתקשר מקבל הודעה אישית שהגדרתם מראש.
נפתח קישור
הלקוח עובר ליומן הזימון או לכרטיס הביקור הדיגיטלי.
הפנייה מתקדמת
נקבע תור או נאספים פרטים עוד לפני שחזרתם לשיחה.
שילוב קישור לזימון תור ב־Clinikit+
משתמשי Clinikit+ יכולים לצרף להודעת ה־SMS את הקישור האישי לזימון התורים שלהם.
כך אדם שמתקשר בזמן טיפול אינו חייב לחכות עד שתתפנו. הוא יכול לפתוח את הקישור, לצפות בשעות הזמינות ולבחור מועד שמתאים לו.
דוגמה להודעה עם זימון תור
שלום, תודה שפנית. אני כרגע בטיפול ולא יכול לענות. ניתן לצפות בזמינות ולקבוע תור בקישור המצורף. אחזור אליך בהקדם.
מתי עדיף לצרף כרטיס ביקור דיגיטלי?
לא כל מתקשר מוכן מיד לקבוע תור. לפעמים הוא רוצה קודם להבין מי אתם, באילו תחומים אתם מטפלים, היכן הקליניקה נמצאת ומהו אופי השירות.
במקרים כאלה כרטיס ביקור דיגיטלי יכול להיות שלב מקדים טוב לזימון התור.
תחומי טיפול
הסבר קצר למי השירות מתאים ובמה אתם מתמחים.
מיקום והגעה
כתובת, מפה והנחיות חשובות לפני ההגעה.
פרטים מקצועיים
הכשרה, ניסיון, סוגי טיפולים או סוגי אימונים.
פעולה להמשך
מעבר לזימון תור, אתר או יצירת קשר נוספת.
נוסחי SMS לפי סוג העסק
למטפל או מטפלת
שלום, תודה שפנית. אני כרגע בטיפול ולא יכול לענות. אפשר לקרוא על תחומי הטיפול ולקבוע תור בקישור המצורף. אחזור אליך כשאתפנה.
למאמן או מאמנת כושר
היי, אני כרגע באמצע אימון. אפשר לראות את סוגי האימונים ולקבוע שיחת היכרות בקישור המצורף. אחזור אליך בהקדם.
לקליניקה ללא מזכירה
שלום, פנייתך התקבלה. צוות הקליניקה אינו זמין כרגע בטלפון. ניתן לקבוע תור דרך הקישור ונחזור אליך בהקדם.
לתזונאית או יועצת
שלום, תודה שפנית. אני כרגע בפגישה. ניתן לצפות בפרטים על התהליך ולקבוע פגישת היכרות בקישור המצורף.
איך לבחור את הקישור הנכון להודעה?
מומלץ לבחור פעולה מרכזית אחת ולא להעמיס על ההודעה מספר גדול של קישורים.
איך SMS אוטומטי מפחית עומס תפעולי?
כאשר כל שיחה שלא נענתה מחייבת חזרה ידנית, חלק משמעותי מהיום יכול להפוך לרשימת טלפונים שצריך להשיג.
כאשר הלקוח מקבל מראש קישור לזימון תור או למידע, חלק מהפניות יכולות להתקדם בלי שיחת טלפון נוספת.
האוטומציה אינה מחליפה את הקשר האישי. היא מסדרת את השלב הראשון ומאפשרת לכם לחזור לפנייה כשהמידע כבר ברור יותר.
מה קורה לפנייה במסלול Premium?
שליחת SMS מסייעת לתת תגובה מיידית, אבל קליניקה שמקבלת פניות רבות צריכה גם דרך לעקוב אחריהן.
שמירת מתקשרים חדשים כלידים
בגרסת Premium מספר הטלפון של מתקשר חדש יכול להישמר בחשבון העסק המחובר כליד. כך אפשר להמשיך את המעקב מתוך מערכת ה־CRM ולראות מי עדיין ממתין לחזרה.
איך מתחילים?
1net AutoReply מאפשרת להגדיר SMS אוטומטי לאחר אירוע שיחה ולצרף להודעה את הקישור שבחרתם.
האפליקציה מיועדת למכשירי Android. בהתקנה הראשונה יש לאשר את ההרשאות הנדרשות להפעלת זיהוי השיחה ושליחת ה־SMS.
שאלות נפוצות למטפלים, קליניקות ומאמני כושר
לקריאה נוספת
להרחבה על ההגדרה הטכנית של SMS אוטומטי ועל בחירת תנאי השליחה, מומלץ לקרוא גם את המדריך הכללי:
מאמרים ומדריכים נוספים לעסקים בבלוג של 1net.meמטפלים ומאמנים אינם צריכים לבחור בין מתן תשומת לב מלאה למי שנמצא מולם לבין שירות טוב למי שמתקשר.
הודעת SMS אוטומטית מאפשרת למתקשר להבין שהפנייה התקבלה ונותנת לו דרך ברורה להמשיך: לקבוע תור, להכיר את השירות או להשאיר פרטים.
כאשר מחברים את ההודעה לזימון תור, לכרטיס ביקור דיגיטלי ולניהול לידים, שיחה שלא נענתה יכולה להפוך לתהליך שירות מסודר.